عبدالله بن علي – الدمام

تعد اللجان للتعامل مع مشروع واضح التفاصيل، وحين نقول مشروع فنحن نسهل بعض الأمور التنظيمية في عمل اللجان، ذلك أن مفهوم إدارة المشاريع أكثر وضوحًا ومهنية، لجنة أم فريق مشاريع، المهم أن هناك قوانين يجب أن يسير عليها القائد في إدارته للفريق، وهي:

1. وضع أهداف اللجنة: بعد التعارف وقبل أي شيء لابد من ترسية أساس العمل، فلتتأكد من وجود أساس قوي، وأهداف تحقق ما يلي:

* النظام الإداري الملائم.

* الهدف العام للمنشأة.

* التميز للفريق.

* التنافس بين الأفراد.

* مطابقة سياسة المنشأة.

2. اختيار البرامج: لتحقيق أهدافك لابد من توفير برامج، فكر ببساطة واحرص على البرامج الطويلة الأمد، قبل البدء عليك أن تتأكد من:

* أخذ الاعتمادات اللازمة.

* تبنِّي الإدارة لها.

* توفير الإمكانات المطلوبة.

* تحقيق الأهداف.

3. تعيين جهات الارتباط: ستجد في محيطك عددًا من المشاريع المشابهة التي يمكن الارتباط بها، وفر طاقتك، وحاول الارتباط بها، واحرص على:

* الاستفادة من المنظمات الحكومية.

* الاستفادة من الجهات غير الربحية.

* البرامج القائمة المشابهة لبرامجك، فكرةً أو مضمونًا.

4. وضع خطة للعمل: تعلم كيف تدير المشروع، فهناك (تنسيق) و (متابعة)، وستكون مهمتك سهلة لو سرت بخطوات صحيحة، فضع كل المعلومات أمامك، واحرص على الآتي:

* الربط بين البرامج والأهداف.

* تقسيم الخطة إلى مراحل.

* وضع تأريخ محدد لكل مهمة.

5. توزيع المسؤوليات: لاتعمل وحدك، بل شارك فريقك في كل خطواتك، وفي هذه المرحلة سيبدأ التنفيذ، تفقد الفريق، وادعمه وأشعره بقيمته قي البناء، وفي البداية تأكد من:

* توافر الرغبة والقدرة.

* اعتماد الهيكل والنظام الإداري.

* توافر خطة العمل.

الملخص: إدارة اللجنة أو المشروع أو الفريق تحتاج إلى خطوات، وضعنا لك خمسة عناصر مهمة لذلك، هي:

1. وضع أهداف اللجنة.

2. اختيار البرامج.

3. تعيين جهات الارتباط.

4. وضع خطة العمل.

5. توزيع المسؤوليات.

 

صورة الموضوع ملك لـ: Ylanite Koppens

من موقع: Pexels